Ohjeet kulukorvauksiin

Huomaathan, että kulukorvaukset täytyy uuden käytännön mukaan (hallituksen kokous 13.8.2024) hakea viimeistään kuukauden (1kk) jälkeen ostopäivästä.

Lataa kulukorvauslomake Interaktion nettisivuilta

Kulukorvauslomake

tai

Matkakorvauslomake
Lataamisen jälkeen avaa se ja ota muokkaus käyttöön
Kirjoita nimi, puhelinnumero ja tilinumero
Laskun syy kohtaan kirjoita mitä on hankittu esim. ”hallituksen kokouksen 22.2. eväät” tai

”tarvikkeita x tapahtumaan 10.2.”

a. pro tip: kun kirjotat laskun syy laatikkoon pitkästi tekstiä ja haluat saada kaiken tekstin

näkyviin niin paina ”rivitä”, jolloin kaikki tekstit tulee näkyviin laatikkoon (abc<- painike)

Laskutuksen luonne kohtaan
1. laita x kahvimaksujen kohtaan, jos liittyy AJ-tilan kahvikuluihin
2. laita kokouksen päivämäärä, jolloin asia on budjetoitu!
Summan laita se summa €, josta haet korvausta
Päivämäärään laita sen päivän päivämäärä, jolloin kulukorvauslomaketta teet
Allekirjoituskohtaan laita sähköinen allekirjoitus TAI kuva allekirjoituksestasi. Kuvan voi

painamalla
1. lisää wordin yläreunasta
2. kuvat
3. sijoita solun päälle
4. tämä laite tmv.
5. valitse kuva ja pienennä/suurenna oikeaan kohtaan
Lisää kuva kuitista/kuiteista
1. siirry toiselle sivulle klikkaamalla ”lisää tiedot napsauttamalla tätä”
2. paina lisää
3. kuvat
4. sijoita solun päälle
5. tämä laite tmv.
6. valitse kuva ja pienennä/suurenna/rajaa oikeaan kohtaan
7. laita kuitit mieluusti yhdelle tai kahdelle sivulle
Tallenna tiedosto koneelle esim. nimellä ”Kulukorvaus_ystävänpäivähengailueväät_sukunimi”
Mene sähköpostiin, avaa uusi viesti, vastaanottajaksi rahastonhoitaja@interaktiory.fi
Lataa liitetiedosto koneeltasi sähköpostiin
Kirjoita sähköpostiin mitä asia koskee esim. ”Moi, tässä kulukorvauslomake hallituksen kokouksen

22.2. tarjoiluista. Tarjoilut on budjetoitu 5.2. kokouksessa.”
Lähetä sähköposti

– Täytä se samaan tyyliin kuin kulukorvauslomake

Älä unohda laittaa allekirjoitustasi. Koneella kirjoitettu allekirjoitus ei kelpaa. Allekirjoituksen täytyy olla joko kuva käsinkirjoitetusta allekirjoituksesta tai sähköinen allekirjoitus
Älä lähetä lomaketta missään muussa muodossa kuin Excel ladattuna liitetiedostona. Älä esimerkiksi jaa tiedostoa Excelistä linkkinä tai sharepointtina
Älä laske kuluja väärin. Laita summa riville kuitteja vastaava oikea summa
Älä lähetä lomakkeita 2kk tapahtuman jälkeen. Realistinen aika lähettää lomake on 2vk tapahtuman

tmv. jälkeen
Pyrkikää välttämään monia kuitteja. Jos mahdollista, pyrkikää siihen, että yksi henkilö ostaisi tapahtumaan asioita ja lähettäisi kulukorvaukset kerralla. Jos budjetti tapahtuman x hankintoihin on 200€ ja sähköpostiin saapuu 10kpl kulukorvauksia eri henkilöiltä samaan tapahtumaan liittyen niin kulukorvausten käsitteleminen vie kauan aikaa ja rahoja ei saa niin nopeasti takaisin
Älä ota samalle kuitille omia ostoksiasi. Omat ostokset eri kuittiin ja kulukorvaukseen liittyvät kulut omaan.