Ohjeet kulukorvauksiin
Huomaathan, että kulukorvaukset täytyy uuden käytännön mukaan (hallituksen kokous 13.8.2024) hakea viimeistään kuukauden (1kk) jälkeen ostopäivästä.
Lataa kulukorvauslomake Interaktion nettisivuilta
Kulukorvauslomake tai Matkakulukorvauslomake
Matka- ja kulukorvauslomakkeiden ohjeet
- Lataamisen jälkeen avaa kulukorvauslomake ja ota muokkaus käyttöön
- Kirjoita nimi, puhelinnumero ja tilinumero
- Laskun syy kohtaan kirjoita, mitä on hankittu esim. ”hallituksen kokouksen 22.2. eväät” tai tarvikkeita x tapahtumaan 10.2.”
- Budjetoitu hallituksen kokouksessa –kohtaan merkitse päivämäärä, jolloin kulu on budjetoitu
- Summaksi se summa, josta haet korvausta
- Allekirjoitukseksi käy joko kuva allekirjoituksestasi (Lisää>Kuva>Sijoita soluun) tai Excel-sovelluksella Piirrä-toiminnolla kirjoitettu allekirjoitus
- Pro tip: jos täytyä lomaketta puhelimella, avaa oikean alakulman nuolesta valikko. Tämän jälkeen valitse Aloitus-kohdan sijaan Lisää.
- Päivämäärä on se päivä, jolloin kulukorvauslomaketta teet
- Kuitit/vastaavat tositteet. : Lisää > Kuvat > Sijoita solujen päälle. Muokkaa kuvasta sen kokoinen, että tiedot näkyvät hyvin.
- Tallenna tiedosto koneellasi Excel-tiedostona (.xlsx) esim. nimellä ”Kulukorvaus_ystävänpäivähengailueväät_sukunimi”
- Lähetä sähköpostilla Uusi viesti, vastaanottajaksi rahastonhoitaja@interaktiory.fi
- Lataa liitetiedosto koneeltasi sähköpostiin
- Kirjoita sähköpostiin mitä asia koskee esim. ”Moi, tässä kulukorvauslomake hallituksen kokouksen 22.2. tarjoiluista. Tarjoilut on budjetoitu 5.2.kokouksessa.”
Matkakorvauslomake
– Täytä se samaan tyyliin kuin kulukorvauslomake
Pankkikortin käyttöselvitys -lomakkeen ohjeet
1. Täytä pankkikortin käyttöselvityslomake muutoin samaan tapaan kuin kulukorvauslomake, MUTTA maksun päivämääräksi merkitse lomakkeen täyttämispäivämäärän sijaan päivä, jolloin ostokset on maksettu.
Älä tee näin
- Älä unohda laittaa allekirjoitustasi. Koneella kirjoitettu allekirjoitus ei kelpaa. Allekirjoituksen täytyy olla joko kuva käsinkirjoitetusta allekirjoituksesta tai sähköinen allekirjoitus.
- Älä lähetä lomaketta missään muussa muodossa kuin Excel-liitetiedostona. Älä esimerkiksi jaa tiedostoa Excelistä linkkinä tai sharepointtina.
- Älä laske kuluja väärin. Laita Summa-kohtaan kuitteja vastaava oikea summa
- Älä lähetä lomakkeita myöhässä. Lomake tulee lähettää viimeistään kuukauden (1kk) kuluttua ostopäivästä.
- Välttäkää monia kuitteja. Pyrkikää siihen, että yksi henkilö ostaisi tapahtumaan asioita ja lähettää kulukorvaukset kerralla. Samasta tapahtumasta useiden kulukorvausten käsitteleminen vie aikaa eikä rahoja saa niin nopeasti.
- Älä ota samalle kuitille omia ostoksiasi. Omat ostokset eri kuittiin ja kulukorvaukseen liittyvät kulut omaan.