Ohjeet kulukorvauksiin 

Huomaathan, että kulukorvaukset täytyy uuden käytännön mukaan (hallituksen kokous 13.8.2024) hakea viimeistään kuukauden (1kk) jälkeen ostopäivästä. 

Lataa kulukorvauslomake Interaktion nettisivuilta

Kulukorvauslomake  tai Matkakulukorvauslomake

Matka- ja kulukorvauslomakkeiden ohjeet

  1. Lataamisen jälkeen avaa kulukorvauslomake ja ota muokkaus käyttöön
  2. Kirjoita nimi, puhelinnumero ja tilinumero
  3. Laskun syy kohtaan kirjoita, mitä on hankittu esim. ”hallituksen kokouksen 22.2. eväät” tai tarvikkeita x tapahtumaan 10.2.”
  4. Budjetoitu hallituksen kokouksessa –kohtaan merkitse päivämäärä, jolloin kulu on budjetoitu 
  5. Summaksi se summa, josta haet korvausta 
  6. Allekirjoitukseksi käy joko kuva allekirjoituksestasi (Lisää>Kuva>Sijoita soluun) tai Excel-sovelluksella Piirrä-toiminnolla kirjoitettu allekirjoitus
  7. Pro tip: jos täytyä lomaketta puhelimella, avaa oikean alakulman nuolesta valikko. Tämän jälkeen valitse Aloitus-kohdan sijaan Lisää.
  8. Päivämäärä on se päivä, jolloin kulukorvauslomaketta teet
  9. Kuitit/vastaavat tositteet. : Lisää > Kuvat > Sijoita solujen päälle. Muokkaa kuvasta sen kokoinen, että tiedot näkyvät hyvin.
  10. Tallenna tiedosto koneellasi Excel-tiedostona (.xlsx) esim. nimellä ”Kulukorvaus_ystävänpäivähengailueväät_sukunimi”
  11. Lähetä sähköpostilla Uusi viesti, vastaanottajaksi rahastonhoitaja@interaktiory.fi
  12. Lataa liitetiedosto koneeltasi sähköpostiin
  13. Kirjoita sähköpostiin mitä asia koskee esim. ”Moi, tässä kulukorvauslomake hallituksen kokouksen 22.2. tarjoiluista. Tarjoilut on budjetoitu 5.2.kokouksessa.”

 

Matkakorvauslomake

– Täytä se samaan tyyliin kuin kulukorvauslomake

 

 

Pankkikortin käyttöselvitys -lomakkeen ohjeet

1. Täytä pankkikortin käyttöselvityslomake muutoin samaan tapaan kuin kulukorvauslomake, MUTTA maksun päivämääräksi merkitse lomakkeen täyttämispäivämäärän sijaan päivä, jolloin ostokset on maksettu.

 

 

Älä tee näin

  • Älä unohda laittaa allekirjoitustasi. Koneella kirjoitettu allekirjoitus ei kelpaa. Allekirjoituksen täytyy olla joko kuva käsinkirjoitetusta allekirjoituksesta tai sähköinen allekirjoitus.

  • Älä lähetä lomaketta missään muussa muodossa kuin Excel-liitetiedostona. Älä esimerkiksi jaa tiedostoa Excelistä linkkinä tai sharepointtina.

  • Älä laske kuluja väärin. Laita Summa-kohtaan kuitteja vastaava oikea summa

  • Älä lähetä lomakkeita myöhässä. Lomake tulee lähettää viimeistään kuukauden (1kk) kuluttua ostopäivästä.

  •  Välttäkää monia kuitteja. Pyrkikää siihen, että yksi henkilö ostaisi tapahtumaan asioita ja lähettää kulukorvaukset kerralla. Samasta tapahtumasta useiden kulukorvausten käsitteleminen vie aikaa eikä rahoja saa niin nopeasti.

  • Älä ota samalle kuitille omia ostoksiasi. Omat ostokset eri kuittiin ja kulukorvaukseen liittyvät kulut omaan.